Een CEO-keynote, productlancering of jaarlijkse personeelsdag — bij corporate events is de lat hoog. Technische problemen zijn geen optie. Deze 12-punten checklist zorgt dat uw LED setup vlekkeloos verloopt.
8 Weken voor het Event
Bepaal de schermgrootte op basis van het aantal bezoekers
Vuistregel: 1m² schermoppervlak per 25–30 bezoekers voor een presentatieopstelling. Bij 200 bezoekers: minimaal 8m² (bijv. 4×2m). Houd rekening met de verhouding: breed format (16:9) voor slides, vierkant of staand voor sfeerbeelden.
Reserveer datum + locatie bij uw LED verhuurder
Populaire data (vrijdagen, Q4) raken snel vol. Bevestig de boeking schriftelijk met datum, opbouwtijd, afbouwtijd en welke apparatuur inclusief is.
Vraag de technische specificaties van de locatie op
Beschikbaar vermogen (ampère per groep), plafondhoogte, vloerbelasting, toegangsbredte voor apparatuur. Stuur deze door naar uw LED verhuurder zodat hij de opstelling kan plannen.
4 Weken voor het Event
Lever uw content aan in het juiste formaat
Vraag de pixelresolutie van uw scherm op (bijv. 1920×1080 of 2560×720 voor breed). Lever video aan als MP4 (H.264, minimaal 50 Mbps). Slides in 1:1 pixelverhouding als PNG of PPTX met embedded fonts.
Bespreek de signaalrouting met uw AV-partner
Hoe loopt het signaal van laptop → switcher → LED processor → scherm? Wie bedient de switcher tijdens het event? Wij leveren altijd een gecertificeerde LED processor en noodback-up signaalpad mee.
Controleer de lichtomstandigheden van de zaal
Daglichtinval via ramen? Meet op welke tijden. Dimbaar licht? Bepaal de gewenste helderheid van het LED scherm (800–3000 nit voor indoor). Spreker op podium verlicht? Zorg dat podiumverlichting niet het scherm overspoelt.
1 Week voor het Event
Doe een technische rehearsal
Test het volledige signaalpad met de daadwerkelijke laptops van uw sprekers. Niet met een testlaptop — elke machine kan anders reageren op HDMI/DisplayPort. Controleer resolutie, beeldverhouding en kleurprofiel.
Bevestig de opbouwtijd met alle partijen
LED opbouw: 2–4 uur afhankelijk van grootte. Daarna testen en kalibreren: 1 uur. Uw decoratieteam en catering hebben daarna ook tijd nodig. Plan de volgorde van opbouw expliciet — LED altijd als eerste.
Maak een contactlijst voor de dag zelf
Naam en directe telefoon van: LED technicus on-site, locatiebeheerder, uw interne contactpersoon, de AV-coördinator. Bij een probleem heeft u geen tijd om nummers op te zoeken.
Dag van het Event
Voer een eindcontrole uit 60 minuten voor aanvang
Check: alle panelen actief (geen zwarte vlakken), kleur uniform over het gehele scherm, geluidssignaal correct, standby content loopt. Loop het programma door met de technicus: welk moment welke content.
Zorg voor een back-up signaal
Laptop crasht? Zorg voor een tweede laptop met identieke content, direct aansluitbaar. Bij lezing van een externe spreker: vraag altijd de slides 24 uur van tevoren op en laad ze lokaal op de back-up machine.
Regel afbouw tijdig
Bevestig de afbouwtijd. LED afbouw duurt net zo lang als opbouw. Grote panelen gaan als eerste weg — plan dit buiten de netwerktijd zodat bezoekers niet in de weg lopen. Onze crew handelt dit volledig af.
Snel naslaan: de Complete Checklist
Werkt u voor het eerst met een LED scherm op uw corporate event? Wij begeleiden u door elk van deze stappen. Bekijk onze corporate event oplossingen of neem direct contact op.
Gerelateerde Artikelen
Plan uw Corporate Event
Wij begeleiden u van technische intake tot afbouw. Reactie binnen 24 uur.
Offerte Aanvragen